Vad kan jag säga som referent?

När man är chef får man ibland frågan från tidigare anställda om man kan vara referens. Det händer också att man blir kontaktad utan att personen i fråga lämnat en som referens. Oftast är det bara kul att kunna hjälpa en före detta medarbetare vidare i karriären. Men hur gör man med känsliga uppgifter och sådant som kan vara negativt för personen ifråga? Vad får man egentligen säga som referent? Och är man över huvud taget skyldig att lämna referenser om det efterfrågas eller kan man tacka nej? Dessa kluriga frågor ska vi försöka reda ut här.

Är man skyldig att lämna referenser?
Nej, det är man inte, åtminstone inte i någon juridisk mening. Att vara referens är ju inte alltid en helt enkel uppgift. Särskilt till personer man inte har ett positivt omdöme om. Att neka till att lämna en referens är ju i sig ett dåligt betyg, men allt beror ju på anledningen till att du vill neka. Känner du dig tveksam till att lämna en referens så kan du avböja att göra detta. Hellre det än att förstöra för en tidigare anställd att få en andra chans. I en annan organisation kan ju personen i fråga fungera utmärkt.

Vad kan man säga som referent?
Huvudregeln är att man bara bör svara på de frågor som faktiskt ställs. Tänk på att syftet med referensen är att du ska svara på frågor kring hur personen fungerat i tjänsten samt vilka kvalifikationer personen har. Du bör därför vara försiktig med hur du hanterar information som inte är relevant för tjänsten. Sträva efter att vara positiv, men ändå ärlig. Försök bortse från dina egna känslor. Det handlar inte om dig utan om din tidigare medarbetare. En annan rekommendation är att inte säga mer än du kan stå upp för inför personen det gäller.

Vad säger lagen?
Vad som bör sägas eller inte sägas i en referens är i de flesta fall snarare en fråga om omdöme än juridik. Men det finns en del regler det kan vara bra att ha koll på, dessa är speciellt viktiga att tänka på om man ska säga något negativt. Om du lämnar dina omdömen per e-post gäller t.ex personuppgiftslagen (PUL), vilket innebära att det du skriver inte får utgöra en kränkning av den tidigare anställdes personliga integritet. Lämnar du referenser per telefon, vilket ju är det absolut vanligaste, är personuppgiftslagen dock inte tillämplig.

Det kan i allmänhet inte anses utgöra vare sig förtal eller i strid med PUL att lämna kortfattade/generella och sanningsenliga uppgifter av en negativ natur om en före detta anställd.  Som att denne t ex inte klarade av arbetsuppgifterna på ett bra sätt, saknade det rätta drivet, hade svårt för att samarbeta eller var frånvarande i hög utsträckning.

Att lämna uppgifter om brottsliga gärningar eller trakasserier är dock känsligare, såväl ur ett förtals- som ur ett PUL-perspektiv (särskilt om personen i fråga inte dömts för brott). Det kan dock i regel inte anses utgöra förtal eller brott mot PUL att kortfattat och sakligt uppge anledningen till att en person sades upp, även om uppsägningen skedde på grund av något som inte blivit föremål för domstolsprövning. Även i detta fall kommer man långt med sunt förnuft och omdöme; det kan exempelvis vara lämpligt att uttrycka sig i termer av att man som arbetsgivare ”hade skäl att tro” eller ”misstänkte” att personen stulit eller liknande.

Här nedan kan du fördjupa dig i vad lagen säger. Välkommen att höra av dig om du vill diskutera detta vidare.

Peter Ahlander
VD, Avanzera Bemanning AB

Det finstilta

Här kan du läsa lite mer om vad lagen säger.

PUL (Personuppgiftslagen)
PUL är tillämplig när du lämnar en skriftlig referens. PUL innehåller ingen närmare definition av vad som kan anses utgöra en kränkning av den personliga integriteten. Följande kan dock sägas vara några ”grundregler”:

– Uppge inte några personuppgifter för otillbörliga syften, såsom förföljelse eller skandalisering.
– Uppge inte några känsliga personuppgifter som är irrelevanta i sammanhanget, såsom uppgifter om personens sexuella läggning, politiska åsikter, etnicitet, religion eller medlemskap i fackförbund.
– Uppge inte några felaktiga eller missvisande personuppgifter.
– Förtala eller förolämpa inte personen i fråga.

Förtal
Förtal definieras i brottsbalken (5 kap. 1 §) som att ”utpeka någon såsom brottslig eller klandervärd i sitt levnadssätt” eller på annat sätt ”lämna uppgift som är ägnad att utsätta denne för andras missaktning”. Uppgiften ska lämnas till någon eller några andra personer än den person som uppgiften avser. Det krävs dock inte att uppgiften sprids till ett stort antal personer; hur stor spridning uppgifterna gavs kan dock få betydelse när brottets svårighetsgrad och straffvärde bedöms.

För att uppgifter som lämnats ska kunna anses utgöra förtal brukar man, på ett lite gammaldags sätt, säga att dessa ska vara nedsättande för den aktuella personens ”goda namn och rykte”. Det är dock inte nödvändigt att det som sagts faktiskt leder till att andra personer förlorar aktningen för personen i fråga; det räcker att det typiskt sett skulle kunna hända. Det har heller ingen betydelse huruvida uppgifterna är sanna eller inte.

Även om ett visst uttalande eller uppgiftslämnande innebär att förutsättningarna för förtal är uppfyllda enligt ovan, har något brott inte begåtts om personen som lämnar de aktuella uppgifterna antingen är skyldig att uttala sig (exempelvis som vittne i domstol) eller om det annars kan anses försvarligt att lämna uppgifterna, och de aktuella uppgifter även är sanna. Att som referensperson lämna uppgifter om en tidigare anställd kan falla in under den senare kategorin.