Vad får jag säga som referent?

Många av oss får någon gång frågan om man kan ställa upp som referent. Det är inte alltid lätt att veta vad man får säga och inte säga. Vi ger dig svaren på det.

Fotograf: Håkan Målbäck

Oftast är det bara kul att kunna hjälpa en före detta medarbetare vidare i karriären. Men hur gör man om man faktiskt upplevde problem med personen? Eller känner till känsliga uppgifter som kan vara negativt för individen i fråga? Kan dina uppgifter som lämnats kunna anses utgöra förtal?  Vad får man egentligen säga som referent? Dessa kluriga frågor ska jag försöka reda ut här.

Muntliga uppgifter omfattas inte av dataskyddsförordningen GDPR. Denna artikel behandlar endast när du lämnar referenser muntligen. Lämnar du skriftliga referenser omfattas dessa av GDPR och ställer andra krav på dig som är referent.  

Vad kan man säga som referent?

Huvudregeln är att man bara bör svara på de frågor som faktiskt ställs. Tänk på att syftet med referensen är att du ska svara på frågor kring hur personen fungerat i tjänsten samt vilka kvalifikationer personen har. Du bör därför vara försiktig med hur du hanterar information som inte är relevant för tjänsten. Sträva efter att vara positiv, men ändå ärlig. Försök bortse från dina egna känslor. Det handlar inte om dig utan om din tidigare medarbetare. En annan rekommendation är att inte säga mer än du kan stå upp för inför personen det gäller.

Vad säger lagen?

Vad som bör eller inte bör sägas i en referens är i de flesta fall snarare en fråga om omdöme än juridik. Men det finns en del regler som kan vara bra att ha koll på, dessa är speciellt viktiga att tänka på om man ska säga något negativt. Det kan i allmänhet inte anses utgöra förtal att lämna kortfattade, generella och sanningsenliga uppgifter av negativ natur om en före detta anställd.  Som att denne exempelvis inte klarade av arbetsuppgifterna på ett bra sätt, saknade det rätta drivet, hade svårt för att samarbeta eller var frånvarande i hög utsträckning.

Vad är förtal?

För att uppgifter som lämnats ska kunna anses utgöra förtal brukar man, på ett lite gammaldags sätt, säga att dessa ska vara nedsättande för den aktuella personens ”goda namn och rykte”. Det är dock inte nödvändigt att det som sagts faktiskt leder till att andra personer förlorar aktningen för personen i fråga; det räcker att det typiskt sett skulle kunna hända. Det har heller ingen betydelse huruvida uppgifterna är sanna eller inte.

Kan negativa uppgifter vid referenstagning anses vara förtal?

Även om ett uttalande uppfyller förutsättningarna för förtal har inget brott begåtts om referenten varit skyldig att lämna uppgifterna, exempelvis som vittne i domstol. Det är inte heller ett brott om det kan ha ansetts som försvarligt att lämna uppgifterna, så länge de varit sanningsenliga. Att som referensperson lämna uppgifter om en tidigare anställd kan falla in under den senare kategorin.

Att lämna uppgifter om brottsliga gärningar eller trakasserier är dock känsligare ur ett förtalsperspektiv, särskilt om personen i fråga inte dömts för brott. Det kan dock i regel inte anses utgöra förtal att kortfattat och sakligt uppge anledningen till att en person sades upp, även om uppsägningen skedde på grund av något som inte blivit föremål för domstolsprövning. Även i detta fall kommer man långt med sunt förnuft och omdöme; det kan exempelvis vara lämpligt att uttrycka sig i termer av att man som arbetsgivare ”hade skäl att tro” eller ”misstänkte” att personen stulit eller liknande.

Välkommen att höra av dig om du vill diskutera detta vidare.

Peter Ahlander, vd, Avanzera