Nyanställning hemifrån? Skapa de förutsättningar din medarbetare förtjänar
Hur får man egentligen en anställd att välkomnas i teamet och introduceras till sina uppgifter på distans?
Idag äntrar många arbetsplatsen digitalt. Möten med kollegor och överlämning av arbetsuppgifter sker via en videolänk vilket kan vara utmanande för båda parter. Det gäller att göra det bästa av situationen – här kommer några råd på vägen.
Avsätt tid för presentation
När vi går miste om gemenskapen på kontoret är det viktigare än någonsin att lägga tid på att introducera den nya medarbetaren ordentligt. Be gärna de närmsta kollegorna att skicka ett välkomstmail eller sms innan den första arbetsdagen. Boka in ett videomöte med samtliga när anställningen påbörjas så att den nyanställda får ett ansikte på sina kollegor. Då blir det lättare när det väl är dags att komma tillbaka till arbetsplatsen igen och man stöter på varandra i hissen. Inled de första minuterna av mötet med att gå laget runt och låta var och en presentera sig kort. Jag har sett många kreativa lösningar. Ett företag jag var i kontakt med hade låtit de anställda fylla i en powerpoint om sig själva som ett sätt för att lära känna varandra – kanske kan ni ta fram en mall med några olika frågor att besvara?
Skapa förutsättningar för god arbetsmiljö
Alla har inte ett kontor att tillgå i hemmet, eller lugn och ro för den delen. Försök därför att underlätta i den mån det är möjligt. Tillräcklig wifi-uppkoppling är en grundförutsättning men väntas ni jobba hemifrån under en längre period är det viktigt att lyssna till fler behov. Kanske kan ni erbjuda hemkörning av det som ändå står kvar på kontoret? Så som dataskärm, ergonomisk kontorsstol och höjbart skrivbord. Andra uppskattade prylar kan vara pilatesboll, hållningsväst eller brusreducerande hörlurar.
Boka in täta avstämningar
Täta avstämningar i början av en anställning är ett måste. Bjud in till korta möten ofta så att det finns med i era kalendrar. Även om dessa avstämningar kan vara frivilliga och bli av efter behov så skapar det trygghet. Se till att ge ut kollegornas kontaktuppgifter och maila över en lathund med information om era system och annat relevant som beskrivning av era arbetsrutiner, användbara länkar eller dylikt.
Tillåt småprat
Många människor har ett behov av småpratet som sker på kontoret vilket dessutom gör det lättare att lära känna varandra. Var inte alltför sträng med att endast diskutera jobb under de interna mötena – här är det upp till dig som arbetsgivare att visa vägen. Tillåt att prata om helgen, dela en bild eller ett skämt – vardagssnacket som normalt sker på arbetsplatsen.
Bjud in till digital lunch, aw eller fredagsfika
Hur man klarar hemarbete rent psykiskt är individuellt. Medan vissa inte bryr sig nämnvärt om allt runt omkring själva jobbet tycker andra att gemenskapen med kollegorna är en stor del av det. Bjud in teamet till social interaktion i form av digital lunch, aw eller fredagsfika med jämna mellanrum för att undvika den sociala isolering och ensamhet som långvarigt hemarbete kan innebära.
Var lyhörd
Ändrade rutiner kan orsaka ökad stress och få allvarliga konsekvenser. När det inte är lika lätt att skapa sig en uppfattning om hur sina anställda mår är det extra viktigt att vara lyhörd. Våga fråga om deras mående kontinuerligt och lyssna för att fånga upp hur de påverkas av situationen. Håll ett extra öga på dem som har en tendens att jobba över och har svårt att stänga av datorn. Mail som skickas sent på kvällarna eller under helger är en signal för att påminna om återhämtning. Uppmuntra till motion och pauser – hälsan får aldrig glömmas bort.
Se över alternativ
Bevaka media regelbundet för att ha stenkoll på rådande rekommendationer och pandemins utveckling i samhället. Se över olika möjligheter och ha en öppen dialog med dina medarbetare om företagets planering framåt, inte minst med nyanställda. De fysiska mötena går aldrig att ersätta helt och det kan vara av stor betydelse att få inleda sin anställning med några dagar på plats för att därefter bli mer bekväm med hemarbete. Kanske kan ni sätta upp ett schema där några i taget får vistas på kontoret förutsatt att man inte tillhör en riskgrupp?
Min förhoppning personligen är att snart få besöka mina kunder igen – men det jag tar med mig från coronakrisen är att vissa möten går minst lika bra över en länk.
Helena Elvin Guillemain, chef personaluthyrning och rekrytering, Avanzera
